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完善石油销售公司合同管理工作的思考和建议讲稿
出处 | 时间 | 2012-4-17
完善石油公司合同管理工作的思考和建议
甘肃光明律师事务所赵耀
 
市场化的经营不但需要计划性,也需要经营活动的有序和规范,为了提升经营的效率和效益,减少和防范经营中的暇疵和风险,避免经营过失所可能带来的成本增加或利益损失的后果,关注和重视合同的订立及履行,确已成为考量经营活动的重要标准。石油公司作为成品油销售企业,在油品经营过程中必然会形成与成品油销售相关的多类合同,使合同管理工作的重要性日显突出。我为石油公司从事法律服务工作已有十几年,在这一过程中我接触了石油系统内多家单位,修改和审核了若干份合同,既参与过一些对外谈判,也出具过数份律师意见书,代理了数起诉讼案件。我亲自目睹了石油公司在合同管理方面的巨大成就,也跟随经历了某些诉讼案件败诉后的切肤之痛和理性反思。可以说石油公司为我提供了得以深入行业内部实务这样一个接受锤炼的平台,并使我为此能够积累难得的经验。石油公司在合同审批、会签方面可以说已达到了十分规范化的高度,对合同的订立已形成了极为重视的管理机制,但徒法不能自行,再为规范的合同,其效果和效益还取决于不折不扣的执行。如果能进一步完善合同的履行措施,进一步规范合同履行细节,形成一个合同订立、履行、合同订立部门职责与合同履行部门职责、监督部门职责及其最终考核评议相结合的完善体系,并将其作为合同管理的整体来对待,就可能会更高层次地提升经营活动的优质性,产生难以估量的积极作用。我想借今天的机会,根据自己的切身体会,结合合同法的相关规定及石油公司的实务,就订立合同及履行合同所容易出现的问题,略陈管见,与大家共勉。
一、合同的订立
1. 合同的定义。合同法第2条规定,合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。这实际上表述了二个问题,一是合同俗称协议,是平等的当事人之间的协议,其内容体现的是民事权利义务关系;二是合同当事人有三类,第一是自然人,指因出生而取得民事主体资格的人,包括本国公民与外国公民和无国籍人。第二是法人,即具有民事权利能力和民事行为能力,依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织,如机关法人、公司法人、社团法人。第三是其他组织,即非法人组织,如法人的分支机构,非法人社会团体。合同的法律属性在于:其一,合同以意思表示为要素,并且按意思表示的内容赋予法律效果,所以才将其称为民事法律行为;其二,合同的成立必须有二方以上的当事人,他们相互为意思表示并且意思表示相一致才能形成协议;其三,任何法律行为均具有目的性,合同的目的性就在于设立、变更、终止权利义务关系;其四,合同是当事人各方在平等、自愿基础上产生的民事法律行为。合同按其性质可分为若干种类,如合同法规定的买卖合同、借款合同、租赁合同、供用水电气热力合同、赠予合同、融资租赁合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、居间合同。我们今天着重介绍石油公司经营实务中常见的合同种类。
2. 合同的订立。又称“缔约”,是指当事人之间为了建立具体的合同关系,通过交互进行的意思表示以期达成意思表示一致而且形成的合意的过程,包括当事人之间的接触、洽商、达成协议前的讨价还价过程及合同条款的确定。合同的订立不同于合同的成立,合同的订立是一个动态过程,是合同的形成过程,合同的成立则是合同订立过程的最终阶段或结果。简单地说,合同具有三个基本条件:
(1)当事人,如买卖合同中的出卖人和买受人。当事人应具有相应的民事权利能力和民事行为能力,民事权利能力是当事人根据法律规定依法享有民事权利的资格,如经营成品油有无成品油的批发资质、有无零售经营批准证书,出售加油站对加油站有无所有权、在加油站所有权是按份共有或共同共有的情况下,其中的共有人有无处分加油站及其资产的权利,这在收购买受加油站时是首先应明确的事项,否则就有可能导致出卖买受行为无效,如某石油销售公司与某加油站合同约定许可加油站使用中国石油商标及标识,将商标使用费一次性折算为加油站一定比例的股份,这就因合同约定及其履行而使加油站在权属中成为按份共有关系,加油站就不能单方决定出售加油站。民事行为能力是当事人通过自己的行为取得民事权利,承担民事义务的资格。如买卖合同的出卖方通过签订买卖合同的行为取得交付货物的义务和收取货款的权利。在此需注意的是,无民事行为能力人不能独立实施民事行为、限制民事行为能力人只能从事与其能力相适应的民事行为,如与精神病患者签订合同就直接导致合同的无效(举例说明)。
(2)标的,是指当事人通过民事法律行为所要完成的事项,就合同来说就是当事人双方通过订立合同所要完成的行为,如买卖合同的标的是双方当事人之间财产的移转与价款的支付,劳务合同的标的是提供劳务与支付劳务报酬。标的与标的物是不同的,很容易混为一体。标的物是指通过合同而在当事人之间移转的物或当事人应移交的物。例如,石油公司在加油站设立有商店,往往与一些商品供应商签订某类商品的供应合同,约定在某一期限内提供某类商品(如饮料),交付某类商品、支付对应的价款属于标的,但商品作为标的物应当有数量的具体约定,而大多的合同则没有约定数量,仅仅约定提供商品这一义务行为,作为合同就必然存有缺限,这就反映出没有处理好标的与标的物的关系。鉴于需要多少物在签订合同时处于待定状态,我在修改这类合同时就建议,在合同中先明确商品的品名、生产厂家、型号、规格、保质期限、价款的确定标准及结算方式,将具体数量约定为以公司盖章的订单确定的数量为准,将其约定为代销关系待商品售出后进行结算,以规避物权转移后的销售见险。
(3)意思表示。合同的成立,不仅要双方当事人都要有意思表示,而且双方的意思表示要一致。在这方面主要应注意两点:一是口头商定的内容是否真实地在合同中准确表述,由于书面约定效力大于口头约定,审查书面文字含义格外重要。例如,甲乙双方口头约定甲方在合同签订后十日内供货,乙方作为买受方先付订金(即预付款),但在合同中写为定金。后因甲方没有在约定期限内供货,乙方起诉要求依法律规定由甲方双倍返还定金。这就属于双方口头表示一致,但在书面上将“订”字写成“定”字,导致双方在利益之下对反映在书面上的意思表示出现根本分歧,但书面约定最终成为判定意思表示的依据。二是合同文稿在双方相互交叉审核过程中,均可能出现部分或个别改动的情况,特别是在盖章前就对方审核后的文稿一定要与我方保留的文稿进行逐字逐句的核对,避免对关键点的修改。如“交付货物并出具合法税务票据后付清货款”与“交付货物并出具合法税务票据时付清货款”,虽仅有“后”与“时”一字之别,但所体现的权利和义务则有着根本的区别。
另外,订立合同的形式依据合同法第10条规定有书面、口头或其他形式。就书面形式而言,合同签订后双方还有可能围绕合同发生传真、电子邮件、电子数据交换等,因此在合同中可以对此予以限定性约定,如约定合同签订后双方相互之间的传真、电子邮件、电子数据交换若与合同约定不一致,以合同为准,传真、电子邮件、电子数据交换经相对方书面盖章确认可成为对合同的修改或补充。
合同的内容主要有:当事人名称、姓名、住所。名称一定要与所盖印章名称一致,如石油公司加油站不能对外签订合同,都是以公司名义对外签订,不能名称是加油站而盖章是公司,若是为某加油站而签订合同,则应在合同内注明公司某加油站某某事项;标的及标的物数量、质量标准;价款或者报酬;履行期限、地点、方式。在使用格式合同版本时应标明履行期,地点往往涉及责任问题,如买卖合同中货物的交付地就关联着货物风险的归属及产生纠纷后的司法管辖权问题,方式上主要涉及到哪一方负责运输及运费承担;违约责任及违约后的损失承担约定;解决争议的方法。在仲裁和法院的管辖选择上应首选公司所在地法院管辖,因仲裁是一裁终局,尽管可以通过法院司法程序撤销,但程序救济较为繁杂,不如法院管辖的二审程序和审判监督程序更为有利进行权利救济;合同生效条件,根据情况可以约定附条件的生效条款,如相对方支付第一笔油品款后合同生效,经公证后生效。
二、石油公司常见的合同类型
1. 买卖合同,是指出卖人转移标的物的所有权于买受人,买受人支付价款的合同。该类合同除了所有合同所要求的主要条款外,还应包括验收标准及验收方法、结算方式等内容。买卖合同在成品油经营中主要有以下分类:
(1)油品销售。有三种情况:
第一,加油站油品的日常销售。这属于即时清结的销售行为,只要付款就可根据当时的销售价供给等价值的油品,这实际上是口头协议形式,在这种简单的买卖关系中应注意三个方面事项,一是保证数量和质量,从制度上严防加油站在小团体利益下的掺假现象发生;二是保证价款的即时清结,避免油品款的拖欠;三是保证加油站的安全环境。因加油站作为经营场所,凡是来加油的客户都是消费者,若在加油站发生安全事故,消费者有权依消费者权益保护法和侵权责任法等规定索赔。
第二,凭加油卡供油。这种方式的特点是已将油款付至石油公司,此后凭加油卡为车辆加油,石油公司作为买卖合同关系的出卖人在较长时间内履行供油义务。从法律角度分析,该买卖合同关系的成立是以买受人付款之日为界限的,当日的成品油价格应视为双方合意下的价格,若此后成品油价格应政策原因上调,持卡人有无权利异议。从完善角度有无在售卡时以书面方式注明价格调整执行调整后的价格、标明卡号并由购卡者签字的必要,或将该说明一次性公示的必要。
第三,与买受人签订书面供油合同。根据以往的合同,存在的主要问题是:注重油品数量和油品价款的约定,忽略了以下事项:
a.未约定数量标准和质量标准具体认定的方式,极易发生争议。如油品质量适用国家标准还是生产厂家的企业标准,通过设施或仪器确认数量,对质量或数量的异议期限。由于油品属性及油品装置容器的特殊要求,应在合同中约定数量的计量方法及合理损耗幅度,约定买受人提取油品时可对数量和质量提出异议,若离开提油现场则视为对数量和质量予以认可并丧失异议权,石油公司对此不承担任何法律责任,与此对应的是在提油手续方面可设置对数量和质量无异议的签名或盖章栏。顺便提示的是,行政执法部门如质检部门在对油品抽样检查时,应要求其在抽样时为公司留置行政执法部门加封盖章的样品,以供对质检结果异议所用,同时应注重其执法手续是否完备、程序是否合规、明确异议期限和告知的权利。
b. 没有约定供油时的具体方法,一是对提油人员的要求不明确,如买受人对提油人员的授权、提油时持何种证明才能供油等;二是买受人每次提油的数量确认方法,如提油人员混乱或数量缺乏有效确认,则会为双方在数量上的争议留下空间(定西公司给施工队供油就因此而使对方不予认可)。鉴于这种案例,有必要在合同中约定买受人授权的提油人名称或姓名及身份证信息及提油时应持买受人的书面委托或证明,并注明此次所提油品的数量、型号并与提油单配合使用。若不具备约定提油条件,则有权拒绝供油。
c. 结算方法和付款日期模糊。一般应约定先款后货方法,对于特殊原因先货后款的,在实际执行时应特别注重留取买受人签字盖章确认的提油数量及欠款依据。
d. 对违约责任没有约定或约定过范。违约责任也叫合同责任,是合同当事人违反合同义务所应承担的民事法律责任,是保障债权实现的重要措施,具有补偿性和制裁性双重属性。违约金的标准应具体,否则不具有可执行性。在确定违约金标准和方法的同时,还应考虑法律的规定及当事人的具体情况,防止违约责任的落空,在条件可行的前提下,可采取担保的方法来补充。
(2)加油站资产收购合同。从实际情况看,最初的合同文本基本上是中油股份公司的拟定文本,属于格式合同范本,由于每个待收购加油站的情况是不尽相同的,从因地制宜角度考虑确有完善的必要。该类合同就注意的问题主要是:
第一,应约定被收购加油站的具体位置即四至边界,明确其经济性质和组织形式。约定其位置首先要了解有无四至边界争议,弄清其性质和组织形式是为了避免收购后的暇疵。如加油站是国有的、集体的、合伙的还是股东合资的,若是国有的其收购则可能涉及到国资委的审批、若是合伙的或股东合资的,则要有合伙人、股东签名盖章同意转让的书面文件,这些事项的核实取决于工商档案及相关资料的记载。在实践中,有的加油站在可能出现工商登记中的合伙人或股东与实际情况不完全一致的情形,即可能有隐名权利人,为了避免后遗症,可在合同中约定或另行要求书面保证:“该加油站及其负责人、工商登记档案中的显名权利人保证并承诺,该站不存有隐名投资者、权利人情形,若出现该情形由转让人自行处理解决并承担全部法律责任,受让人不承担任何责任。由此造成受让人损失的,转让人及其工商登记在册的合伙人、股东以其个人财产承担责任”等可行的内容。因此,从善意取得规定上考虑,在收购前调取其工商档案资料等应是对注意义务的履行。
第二,核实加油站作为经营主体在经营中有无权利被限制的情形,如抵押担保、被人民法院查封、欠债等。应约定转让人就此的保证承诺内容及其责任。除此之外,可到土地、房管部门核实,必要时可在一定区域内登报明示并限定权利主张期限,条件许可的情况下也可通过约定分期付款、拉长每次付款的间隔期间,作为防备措施。
第三,格式合同将土地使用权作为收购资产的一项内容,对于政府出让的土地在出让手续及权利凭证合法有效的情况下直接进行评估就可确定,但要明确办理土地使用权转让的具体义务者、办理期限等事项。在土地系租赁的情况下应取得土地出租者的书面同意并重新签订租赁合同,要明确出租者与权利人是否一致。若土地系农村集体所有的土地,则要分析该土地的租赁是否违反法律的禁止性规定。
除此之外,对租赁土地还要考虑以下问题:
a.收购价款中土地的费用应以应付租金为标准,在评估中不能以土地使用权的市场土地价值标准予以评估。
b.若加油站土地是承租他人的,土地使用权不可能成为转让的标的物,不能并入被收购的资产范围,实为一种事实上的土地转租关系,依照法律规定转租应经出租人同意,否则转租行为无效。为了防止加油站收购后出现所有权、经营权与土地使用之间两权对抗的后果,避免石油公司的利益和财产损失,可考虑采用三种方式来完善:一是土地原出租人出具同意加油站收购和土地转租的书面文件,并明确对土地的使用期限及租金支付方法;二是取消转让人的土地利益,直接与原土地出租人签订土地租赁合同,并注重相关的审批和备案手续;三是与转让人、原土地出租者签订补充协议,明确表示将原租赁合同的承租人变更为石油公司,除补充相关内容外,可明示原合同内容继续有效,特别应注意租金的支付对象,这属于一种间接的订立租赁合同。上述方式中第二种方式应是首选。
第四,收购款的支付应分期,不应在合同签订后资产将付时全额支付,应设置每次付的前置条件,如全部资产及相关证照交付时付多少,办理完经营所需全部证照变更手续后付多少,办理完对方工商、税务证照注销手续后付多少。还可以约定保证期为一至二年的保证金条款,将尾款作为保证金。另外,由于买卖合同关系涉及到标的物所有权的转移时间,为了保证所有权的有效性,在石油公司没有足额付款的情形下,可以约定加油站及其全部资产所有权的转移时间为办理加油站交接日,当然对土地和房屋等不动产则要及时办理过户登记手续,因法律规定不动产的转让效力是以办理法定的过户登记为标准的,对没有办理土地使用权证和房屋所有权证的,则应要求对方提供全部合法手续,以便及时办理权属登记并取得权利凭证,约定办理费用的承担。
第五,应明确转让方的纳税义务及提供合法税务票据义务,约定先出具税务发票再付款的顺序条件。不能在收购价款之外再约定石油公司的税收承担义务。
第六,明确合同生效条款。应注意的是:
a.约定合同经双方签字盖章后生效,不能约定合同的有效期限,如自何时到何时有效。因买卖合同是以转让受让为内容的,涉及到所有权的转移,权利义务履行完结则自然终止,不可能再出现有效期限。
b.不要约定合同生效的附加条件,如公证。
c.不要在合同中或补充合同中设置转让人的合同解除权利条件,如不能约定石油公司迟延付款合同解除。
第七, 明确约定违约责任及其标准。
第八,收购加油站过程中会出现若干附件,如资产明细清单、交接清单、验收记录等,双方应在这些附件中签字盖章。无论是合同还是附件都应编制页码并加盖压缝章,在最后一页签字盖章并注明签署日期。
第九,合同主体名称应与公章名称一致,涉及金额的要有大写和小写,要约定收款人名称,实际履行中应收集付款凭证及收款凭证。加油站证照不能作为买卖标的物,但可以约定交付后的变更义务。对原营业执照及税务登记证应由转让人予以注销并办理注销手续,不宜直接变更在石油公司名下,石油公司应重新办理,否则可能会因此产生债务的清偿责任。
(3)资源配置合同与加油站特许经营加盟合同。之所以将这两类合同放在一起讲解,是因为这是近年来对社会加油站所采用的互为关联主要方法,将特许可经营合同作为配置油品合同一年一签的前提条件。油品配置合同后又改称为成品油供应合同,实际上是油品买卖合同。特许合同中除了供油的原则约定外,主要是对中国石油商标及标识的有偿使用内容及与该内容相关的约定。其问题和关键在于:
第一,该格式合同中对前述特许者的内容可作修改。中油股份公司于2004年1月18日颁发了《中国石油特许经营加油站管理暂行办法》,第一条第1项规定特许者是中油股份公司及下属各级油品销售公司,从理论上讲这可视为对各级油品销售公司的授权,因此可直接列明该文件名称及文号并将其作为签订特许合同的依据。当然暇疵在于中国石油商标的专有权人为中油股份公司和中油集团公司,该文件仅仅是中油股份公司的制定,授权存在权利上的不完整性。
第二,对商业秘密的范围应具体研究界定,约定泄露商业秘密的行为方式及处罚性条款。对被特许者的违约行为方式可进一步予以扩展性约定,如就被特许者与任何第三方的联合经营、从第三方购油、转让、出租等方面如何限制、限定,行为表现及其界定确存在分析研究的空间。
第三,对优先承租权、优先购买权的约定,可以在期限上超过合同的有效期限,如约定合同终止后五年内,若被特许者出租、转让加油站,石油公司在同等条件下有优先承租权和购买权,被特许者必须提前一个月或二个月书面告知石油公司行使优先权,及行使优先权的时间不得少于多少时间,甚至可以约定可以在同等条件下低于20%左右的权利。这意味着将优先权的期限要比合同期限时间长,有利于维护石油公司的市场利益。
2. 租赁合同。租赁合同是指出租人将租赁物交付承租人使用、收益,承租人支付租金的合同,租赁合同的确内容包括租赁物的名称、数量、用途、租赁时间、租金及支付期限和方式、租赁物的维修等条款。石油公司在经营中的租赁合同主要有三种:
(1)土地租赁合同。土地租赁行为主要发生在新建加油站、收购加油站过程中直接租赁农村集体所有的土地,或租赁原土地使用者以划拨、承租、受让方式取得的土地。就注意的问题是:
第一,由于依土地管理方面的法律法规,国有划拨的土地、农村集体所有的土地不得随意出租,确因经营所需应经土地管理部门及政府部门办理相关手续。为了保证土地租赁的合法性,防止土地租赁纠纷及行为的无效、不被土地执法部门处罚,在避免占有农村耕地建站从事经营的情况下,应办理审批或备案手续,如取得县级政府部门的农村集体土地使用证。
第二,前面已讲到在收购加油站中土地租赁占有一定的比例,在格式合同中往往将土地使用权作为收购内容之一,这是格外应予注意的,如在合同中将土地内容表述为征用、划拨,这是不当的划拨土地不能直接转让,需要经过政府收回后再出让或者经政府审批后以直接补办出让金缴纳手续及发证手续。征用也必须经过政府部门,实践中主要有两种征用对象,一是城镇土地征用,二是农村集体所有土地的征用;方法上主要有两种方式,一是政府先由政府征用补偿然后再行出让,二是政府发征地文,由拟定的土地使用者直接给被征地者进行补偿,补偿完毕后由政府办理出让手续。因此遇到该种情况应在合同中予以针对性的约定。
第三,对租赁的土地面积要明确,四至要清析,防止多人在加油站经营过程中对权利的主张。若所收购的加油站占用土地是承租土地,除前面所讲的注意事项外,是否可以考虑注重“一个明确,一个避免,二种方法”,明确是明确转让方加油站所占土地是承租谁的、租赁期限的起止时间、剩余承租期、租金支付到何时等;要避免将承租土地评估作价,应以收购后的租金为预付依据;二个方法一是若加油站转让人承租土地剩余期限足够石油公司使用加油站的合理年限,在土地出租方同意转让和转租的前提下,直接以转租的方式面对出租人来解决;二是要求加油站转让人解除与土地出租人的租赁合同关系,由石油公司与土地出租人重新签订合同,某种条件下也可考虑给予转让人相应的约定性补偿。
(2)加油站租赁合同,即石油公司作为承租人承租他人的加油站。应注意的问题是:
第一,对出者对加油站拥有何种权利,是所有权还是因承租所生的使用权,加油站是何种性质,是某单位所有,还是个人所有、合伙人共有或股东共有。这样可以防止承租后被他人异议,避免盲目的投入损失。
第二,加油站各种证照载明的期限,何时年检,有无没有年检的情形,能否在承租期内将证照名称变更在石油公司名下。主要应对的是无证经营及承租前加油站债权债务问题。
第三,加油站资产的登记移交。清单的内容不能过于简单,既要有资产名称,也要有内容,如某一资产的品牌名称、生产或建造时间、购买时间、使用年限、报废期限、价值依据、折旧损耗的处理方法等,这样有利于租赁期届满后的顺利移交,原因在于承租加油站也包括对加油站资产的合理使用。
第四,一般不宜一次性支付全部租金,对出租方原有人员的留用要特别约定,如工资由石油公司承担但要通过出租人发放,应作为出租方的派遣人员而非石油公司的聘用人员,其人员在石油公司经营中所产生的损害等事件由出租人负责解决等。
第五,对承租前的债权债务及其处理方法、损害后果应明确约定,出租方还应对加油站有无抵押担保、是否被司法部门查封等予以书面保证和承诺,对因此影响承租经营的损失赔偿也进行约定。
第六,约定承蒙租期届满时排他性的续租权、优先承租权及优先购买权,优先权期限可长于合同期限,如租赁合同期满后多少年内石油公司均具有优先权。
(3)加油站售后出租,即受让加油站后又将加油站出租给转让人。具体操作时应考虑:
第一,对资产清单的出具与核对要具体。应重新制作加油站租赁移交清单,不能延用收购时的资产移交清单。
第二,收购后出租前应及时证照的更名登记,收回原加油站公章,要约定其他经营所需印章的使用范围和用途,在权利义务上进行有效的约束。对出租后加油站使用的印章要以附件方式确认并注明启用时间。约定出租后的责任归属,油品供应途经及从第三方购油的违约责任等。
3. 保证合同。保证是指保证人和债权人约定,当债务人不履行债务时,保证人按照约定履行债务或者承担责任的行为。保证分为一般保证和连带责任保证二种方式。一般保证是指当事人在合同中约定,债务人不能履行债务时,保证人承担保证责任,一般保证的保证人在主合同纠纷未经审判或仲裁,并就债务人财产依法强制执行仍不能履行债务前,对债权人可以拒绝承担保证责任。连带责任保证是指当事人在合同中约定保证人与债务人对债务承担连带责任。连带责任保证人在主合同规定的债务履行期届满没有履行债务的,债权人可以要求保证人在保证范围内承担保证责任。无论何种形式的保证,都会使保证人蒙受因保证所可能带来的损失,这类例子在石油公司产非个例,而且多体现为连带责任保证。对此应采取的措施是:不提供任何形式的担保,对已担保保证的,若遇到债权人如金融部门送达主张权利或核对债权的书面文件时,应不接待、不签字、不表述。因为保证是有期限的,若没有约定期限保证期限为主债务履行期届满之日起六个月内,若约定至主债务履行完毕时,依规定也只能是主债务期满后两年的时效,要防止债务人通过要求签字盖章等追回时效或使时效中断。
三、合同的履行。合同的履行就是合同的实施,当事人应当按照合同约定全面履行自己的义务,在合同履行中应注意:
1. 合同签订后,应指定专门机构安排专人保管合同文本,按年分类编排以便查阅。同时,为了便于具体执行人员依合同操作,可提供复印件并列明和强调重点事项,加强合同履行制约和监督工作,防止违约情形出现及履行合同中相关证据资料的收集保荐。如租赁加油站合同往往约定承租期届满后几个月内将加油站证照变更到出租人名下,否则承担责任,若届时没有变更就可能意味没有返还加油站,就得继续承担租金及损失。
2. 按合同约定履行。要注意:一是实际交付的资产及资产性质是否与约定一致,如在收购加油站合同中约定的收购范围和价款中包括土地使用权及土地费用,但在交付时则无土地使用权合法权属凭据。二是合同约定的资产数量与交付的资产数量是否一致,如收购加油站合同中约定的土地面积与实际面积不符、加油机数量、油罐数量与实际不符等。三是依合同约定检查相对方的履行行为是否适格。
3. 在供油过程中,要特别注重审核相对方提油人员的身份、有无提油权利及提油的具体凭据,一般应在每次提取油品时核对是否付款、出具的提油凭据中有无数量、型号的内容,提油凭据上是否经签字盖章,提油后是否经相对方确认,在付款依据方面要附是结算已提油款还是预付油款,付的是何油品款项,签字盖章手续是否完备等。如某公司先供油后收款但付款人是用个人信用卡转付,这种情况就应要求付款者书面说明为何人付款,付款的性质等。也就是说履行的手续一定要完备,如供油时没有收款,但应要求对方提供欠款金额、明确油品数量、型号、单价,要充分保存履行过程中的所有文件及材料。这实际上就是前面所讲的合同管理中的立体管理问题,合同的严格有效的执行才是合同得以实现的关键。
4. 在相对方违约时,应及时采取相对应的措施,及时将对方的违约行为解决在萌芽状态。在合同履行过程中若发现需完善或有风险的问题,应及时协商补充,或采取法律程序。
5. 在合同履行过程中及日常经营中加强对所有印章的管理,明确使用印章的程序、及保管人的保管责任。如某加油站在经营中因工作人员个人另行经营其他与加油站无关的个人业务,在对方索要欠款时其加盖了加油站营业章,经法院审理,该工作人员配合,查明的事实避免了损失。另外,应加强对加油站营业款的日常管理,防止个别人员借管理空档挪用营业员款,这既是对整体负责,也是对个别人员负责。如某公司某加油站站长利用职权制作假日报表,将营业款挪用至其个人经营中,被检察机关以挪用公款犯罪立案侦查。
6. 对无效合同、可撤销的合同要及时行使权利,如对因重大误解、订立的合同,订立合同时显示公平的,一方以欺诈、胁迫或者乘人之危,使对方违背真实意思情况下订立的合同,可以请求人民法院或仲裁机构变更或撤销。撤销权和行使时效是一年,从当事人知道或者应当知道撤销事由之日起一年内行使。合同被撤销后自始没有约束力,尚未履行的,当事人不必履行,正在履行的停止履行,因该合同取得的财产应当予以返还,不能返还的或者没有必要返还的,应当折价补偿,有过错的一方应当赔偿对方因此所受到的损失,双方都有过错的,应当各自承担相应的责任,合同被撤销的,不影响合同中独立存在的有关解决争议方法的条款的效力。
 

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